السكرتارية وادارة المكاتب وتقديم التقارير والمراسلات

مقدمة

إن أهمية الدورات التدريبية ليست قاصرة فقط على الحياة المهنية كما يظن أغلبنا .. ولكن الدورات التدريبية تهدف إلى نقل المعرفة والخبرات العملية التى تثقل مهارات الأفراد وتعزز الثقة بالنفس لديهم مما يساهم في إعداد الكوادر مما يعود بدوره على تطوير وتقدم المؤسسات .لذا يهدف مركز الرؤية الاستراتيجية للتدريب إلى تعزيز مهارات وخبرات الافراد من خلال أقوى البرامج التدريبة لنواكب كل تطور في سوق العمل .

اهداف البرنامج التدريبي             

• التعريف بالمفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارة المكتبية مع التركيز على توضيح الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسية لمديري المكاتب .

• صقل المهارات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية وتزويدهم بأحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفنية والإدارية على استخدامها

المشاركين

• موظفي السكرتارية العامة والخاصة .

• مدراء المكاتب العليا

• موظفي العلاقات العامة .

محتوي البرنامج التدريبي

• المفاهيم الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية

• العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية .

• الوظائف الرئيسية لمديري المكاتب ومشكلات العمل المكتبي .

• دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي .

• المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق فعالية أداء مديري المكاتب

• العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع الآخرين .

• وسائل تحقيق الإتصال الفعال مع الآخرين .

• مهارات التحدث والإنصات والإستماع .

• مهارات القراءة والتفكير الجيد .    - مهارات السرعة والإستيعاب في العمل .

• كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق والتوتر النفسي لمديري المكاتب .

المهارات المهنية لمدير المكاتب

• نظام المعلومات الإدارية ودور مدير المكتب .

• كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها .

• مهارات تبسيط وتحسين الإجراءات وتطوير نظم العمل .

• أساسيات الحاسبات الآلية واستخداماتها في أعمال إدارات المكاتب والسكرتارية التنفيذية .

• تطبيقات وحالات وممارسات عملية

الإتصالات الكتابية والكتابة الإدارية للمراسلات

• مفهوم الأتصالات والمراسلات الكتابية ( أنواعها – أشكالها – مزاياها )

• الكتابة الإدارية للمراسلات ( الخصائص والمواصفات )

• العلامات المختلفة (الترقيم والوقف )

• الشروط الشكلية والموضوعية للكتابة الإدارية للمراسلات .

المراسـلات الرسـمية

• أنواع المراسلات المختلفة (الأجزاء والتنسيق)

• الفرق بين الرسالة الخارجية والمذكرة الداخلية .

• كتابة الأرقام الحسابية بالحروف الهجائية .

التقارير الرسمية

• مفهوم التقارير وأنواعها وأهميتها .

• مراحل إعداد وصياغة التقارير .

• أساليب كتابة التقارير وكيفية إخراجها بالطرق العلمية .

• أجزاء التقرير المطول

• مختبر عملي لإعداد التقارير ( مجموعة عمل من المتدربين )

أساليب التدريب

• الحالات الدراسية والتمارين العملية

• تمثيل الأدوار

• تمارين محاكاة للعمل

• الفيديوهات ذات الصلة

• العرض المرئي

• ورش العمل الجماعية

• التوجيه والارشاد

تجهيز الحقيبة التدريبية

فى مركز الرؤية الاستراتيجية نحرص دائما على  تقديم افضل المعايير للمحتوى التدريبى الذى نقدمه

فيجب أن يشتمل كل برنامج وحقيبة تدريبية على عدة محاور:

• التحليل – التصميم - التطوير  - التنفيذ – التقييم

هذا بالإضافة للفريق المتخصص في تصميم المواد التدريبية بافضل معايير الجودة الملاءمة لاحتياجات ومتغيرات التدريب  

تجهيز البيئة التدريبية

من أهم أولوياتنا .. اختيار موقع التدريب

• من حيث سهولة الوصول له من قبل المتدربين وأن تكون القاعات التدريبية مناسبة للبرنامج التدريبى من حيث معايير الجودة والفخامة التى نحرص عليها

العوامل الثى ثؤخذ في الاعتبار عند اختيار قاعة التدريب:

• الجو العام (المساحة – النظام – التهوية )

• تجهيزات القاعة (مكان لفترات الراحة – جودة الأطعمة والمشروبات المقدمة)