دورة إدارة الوقت والاجتماعات وتفويض الصلاحيات للسكرتارية ومنسقي المكاتب

مقدمة

إن أهمية الدورات التدريبية ليست قاصرة فقط على الحياة المهنية كما يظن أغلبنا .. ولكن الدورات التدريبية تهدف إلى نقل المعرفة والخبرات العملية التى تثقل مهارات الأفراد وتعزز الثقة بالنفس لديهم مما يساهم في إعداد الكوادر مما يعود بدوره على تطوير وتقدم المؤسسات .لذا يهدف مركز الرؤية الاستراتيجية للتدريب إلى تعزيز مهارات وخبرات الافراد من خلال أقوى البرامج التدريبة لنواكب كل تطور في سوق العمل .
 

اهداف البرنامج التدريبي             

• تحديد مفهوم الأولويات وإدارة الوقت وكيفية تنظيمه حسب الأهم قبل المهم .
• إدراك الدور السلبي لضغوط العمل كأحد مضيعات الوقت ويستخدم الأسلوب الأنسب للتغلب عليها
• تحديد العائد المتوقع من الاستثمار الأمثل للوقت على كل من الفرد والمنظمة .
• تطبيق إستراتيجيات الاستثمار الفعال للوقت وطرق مضاعفة الفائدة من استغلال الوقت في إنجاز المهام والأولويات .
• ممارسة استخدام بعض النماذج العملية في جدولة الوقت وانجاز الأعمال المطلوبة.
• إكساب المشاركين مهارات تنظيم أعمال الاجتماعات واللجان بفاعلية ومتابعة نتائجها .

المشاركين

• مدراء الإدارات و المدراء التنفيذيين وشاغلي الوظائف القيادية والإدارية العليا.
• الموظفين والمعينين حديثاً و المرشحين لشغل الوظيفة مستقبلا.
• الإداريين الراغبين في تطوير مهاراتهم في هذا المجال.

محتوي البرنامج التدريبي

اليوم الأول:المهارات الحديثة للمساعد الاداري

• الإلمام بأعمال المكاتب الرئيسية .
• اكتساب مهارات المساعد الناجح.
• تطبيق مهارات العرض والتقديم و استخدام التكنولوجيا المساعدة لذلك.
• تطبيق مبادئ إدارة الوقت باستخدام تطبيقات متنوعة علي الحاسب الآلي.
• إتقان نقل المعلومات ونظم الاتصالات الالكترونية .
• استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات .
• أعداد وتصميم قواعد البيانات المكتبية.
• تطبيق أساسيات أمن وسرية المعلومات في الأعمال اليومية.
• النظرة التقليدية والنظرة الحديثة لمفهوم الوقت .
• مفهوم إدارة الوقت وأهميته
• الوقت في حياة العظماء
• التسويف
• وسائل تنظيم الوقت ( باريتو – بهانسون – الدقائق الخمس – الأولوليات)
• الاتصال الفعال
• نمط الشخصية ( أ ) و الشخصية ( ب)
• أهمية الوقت
• لصوص الوقت
• مضيعات الوقت وضغوط العمل.
• •مفهوم الأولويات (الأهم قبل المهم ) وتنظيم وقت العمل .
• دراسة وتحليل الوقت ( مصفوفة إدارة الوقت )
• أهمية الاتصال والإصغاء في الإدارة الفعّالة للوقت.
• طرق التغلب على مضيعات ومعوقات الوقت.

 اليوم الثاني: مفهوم السلطة وأنواعها :

• مبررات تفويض السلطة .
• معوقات التفويض .
• مهارات التفويــض الفعال لزيادة فعالية وقت المديرين .
• التفويض كأسلوب لاستثمار الوقت وتخفيف ضغوط العمل .
• إستراتيجيات الاستثمار الفعال للوقت .
• إستراتيجيات مضاعفة الوقت.
• الموازنة بين العمل والحياة الاجتماعية .

 اليوم الثالث:مفهوم الضغوط

• مسببات الضغوط
• الاسترخاء ومواجهة الضغوط
• أليات وطرق مواجهة الضغوط
• مصادر ضغوط العمل وأعراضها
• أسباب وأنواع ضغوط العمل ومدى تأثيرها على فعالية العمل
• مهارات تحديد وتشخيص ضغوط العمل
• أساليب ومهارات مواجهة ضغوط العمل
• إدارة الضغوط  في بيئة العمل
• التوتر وعلاقته بالإنجاز وأثارة الصحية المختلفة ( الجسدية والنفسية).
• خطة عمل مستقبلية لمواجهة ضغوط العمل وكيفية التغلب عليها
• تطبيق عملي لكيفية مواجهة الأزمات والصراعات في العمل
• نماذج وأساليب جدولة الوقت وترتيب إنجاز المهام.
• حالات وتطبيقات عملية.

 اليوم الرابع:التعريف بالاجتماعات واللجان.

• الفرق بين الاجتماعات واللجان.
• أنواع الاجتماعات وأنواع اللجان.
• أهمية عقد الاجتماعات وتشكيل اللجان والجدوى منها.
• أسباب انعقاد الاجتماعات.
• المفاهيم الأساسية في إعداد وتنظيم وإدارة الاجتماعات واللجان.
• المفاهيم الأساسية في إعداد وتنظيم وإدارة الاجتماعات واللجان.
• التحضير لأعمال الاجتماعات واللجان.
• متابعة أعمال الاجتماعات واللجان.
• التنظيم الفني والإداري للاجتماعات.
• كيف تكون رئيساً ناجحاً للاجتماع؟
• كيف تكون سكرتيراً ناجحاً للاجتماع؟
• كيف تكون عضواً ناجحاً في الاجتماع؟
• مهارات إعداد محاضر الاجتماعات.

 اليوم الخامس: سكرتارية الاجتماعات واللجان وإعداد النماذج والوثائق.

• التخطيط لإجراءات الاجتماعات: (الأهداف - النتائج - جدول الأعمال - اختيار المشاركين وتحديد من سيحضر الاجتماع)
• خطوات الإعلان عن الاجتماع: (Why – How – What – When – Where – Who)
• استخدام تقنيات الحاسب الآلي في خدمة إدارة الاجتماعات الفعالة.
• الإعداد لاجتماع الكتروني والمشاركة فيه.
• فن إدارة الاجتماعات وضغوط العمل.
• التعرف على الأنماط المختلفة.
• الاتصال الفعال مع الآخرين.
• فن التعامل مع الناس.
• محاذير فشل الاجتماعات واللجان.
• مشاكل الاجتماعات وكيفية علاجها.