دورة المفاهيم المتقدمة للجودة الشاملة في إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية

مقدمة

إن أهمية الدورات التدريبية ليست قاصرة فقط على الحياة المهنية كما يظن أغلبنا .. ولكن الدورات التدريبية تهدف إلى نقل المعرفة والخبرات العملية التى تثقل مهارات الأفراد وتعزز الثقة بالنفس لديهم مما يساهم في إعداد الكوادر مما يعود بدوره على تطوير وتقدم المؤسسات .لذا يهدف مركز الرؤية الاستراتيجية للتدريب إلى تعزيز مهارات وخبرات الافراد من خلال أقوى البرامج التدريبة لنواكب كل تطور في سوق العمل .
 

اهداف البرنامج التدريبي             

• تعريف الجودة الشاملة.
• التعرف على مفهوم إدارة الجودة الشاملة و فوائدها.
• التعرف على كيفية وضع خطة متكاملة لإدارة الجودة الشاملة في المنظمة أو المؤسسة.
• تنمية مهارات المتدربين على تطبيق إدارة الجودة الشاملة في ادارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية .
• التعرف على تقنيات و أدوات إدارة الجودة الشاملة.
• التعرف على الأساليب اللازم إتباعها لإنتقال ادارة المكاتب والسكرتارية في المنظمات و المؤسسات إلى ثقافة الجودة الشاملة و التميز.

المشاركين

جميع موظفي السكرتارية والسكرتارية التنفيذية و القيادات الإدارية في مختلف مستوياتها و في جميع مؤسسات القطاع الحكومي و الخاص.

محتوي البرنامج التدريبي

مفهوم إدارة الجودة الشاملة في إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية :

• الإدارة الفعالة لمكاتب المستقبل.
• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
• الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
• التطوير الذاتي، التقييم الذاتي، كشف وتحديد نقاط القوة والضعف.
• التخطيط، التنظيم، تحديد الأولويات لإدارة أفضل.

تطبيق إدارة الجودة الشاملة في ادارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية

• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
• إدارة الإتصالات الحديثة وأهم برامجها.
• مهارات العرض والتقديم.
• أمن وسرية المستندات.
• مهارات الإتصال وإدارة المؤتمرات.
• التقنيات الحديثة في إدارة المكاتب.
• المكتب الإلكتروني: البريد، الملفات والأرشيف الإلكتروني.
• التأهيل والتطوير اللازم لسكرتارية ومكاتب المستقبل
• التقنيات المتبعة في إدارة الجودة الشاملة
• العمل على إنجاح إدارة الجودة الشاملة
•  معايير و شهادات إدارة الجودة الشاملة

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

• العملية الإدارية المكتبية.
• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .
• مهارات الاتصال .
• إدارة الوقت وتحديد الأوليات
• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .
• البيئة المادية في المكتب الحديث .
• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .
• التجهيزات والتقنيات المكتبية .
• أدلة العمل والإجراءات المكتبية .

مهارات السكرتارية الحديثة

• دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري  .
• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف  .
• السكرتارية الإلكترونية .
• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة .